Optimalizace procesů pro vyšší produktivitu a ziskovost firmy — takový byl hlavní úkol pro naše konzultanty ve společnosti Zberné suroviny Žilina, která má na Slovensku dlouholetou tradici.
Společnost Zberné suroviny Žilina se zabývá zpracováním druhotných surovin, jako jsou papír, šrot, barevné kovy, plasty, aj. Ve 23 závodech a celkem 66 střediscích, které ZSZA v zemi má, dnes pracuje přibližně 260 zaměstnanců. Procesy napříč závody jsou si sice do značné míry podobné (výkup materiálu, svoz, zpracování a následný prodej), nejsou ale totožné.
Z nejednotnosti procesů, které měly i nedostatečnou podporu v rámci IT, se navíc odvíjely problémy, se kterými se firma dlouhodobě potýkala:
- Nízký výkon a ziskovost společnosti
- Nedostatečná data a nástroje potřebné pro manažerské rozhodování
- Pomalé reakce na změny cen na straně výkupu (a taktéž i na straně prodeje)
- Nemotivovaní zaměstnanci
V roce 2019 došlo v ZSZA k výměně managementu a nové vedení se rozhodlo procesy optimalizovat a celkově zlepšit současný stav. Cíl byl jasný: Stát se moderní, flexibilní a rentabilní firmou s dobře nastavenými postupy a spokojenými, motivovanými zaměstnanci.
Mezi zvažovanými změnami byla také výměna dosavadního softwaru a jiné případné úpravy.
Na cestě k většímu výkonu
Hlavní výzvou pro konzultanty U&SLUNO bylo přesně popsat a definovat jednotlivé procesy v „terénu” na centrále, na jednotlivých pobočkách a nakonec ve sběrných dvorech. Snahou bylo vše sjednotit, zjednodušit a v co největší možné míře zautomatizovat díky podpoře IT. Připravit rovněž detailní návrh opatření do budoucna, s přibližným vyčíslením možného potenciálu v oblasti procesů, dat, sítí, resp. uživatelského softwaru.
V průběhu práce jsme identifikovali 8 hlavních procesů a věnovali se také vyhodnocení silných a slabých stránek. V datové analýze jsme se zase zaměřili na porovnání výkonnosti vybraných závodů.
Fyzický audit v provozovnách a popis všech procesů, nám společně s datovou analýzou pomohly určit hlavní výkonnostní odlišnosti mezi závody. Na základě SWOT a procesní analýzy jsme následně vedli workshopy se zaměstnanci, stejně jako pohovory v oblasti spokojenosti a motivace.
Mezi další kroky, které nám pomohly v naplnění cílů, patří:
- Nový ERP systém (požadavky a podklady pro výběrové řízení)
- BI nástroje, které zajistí princip kontinuální optimalizace a poskytnou základní podporu pro další úspory
- Konsolidace sítě provozoven coby potenciál snížení osobních a režijních nákladů
- Racionalizace portfolia dodavatelů i odběratelů
- Zavedení Kompetenčního modelu řízení HQ-provozovny
- Optimalizace nákladů na dopravu (interní vs. externí)
- Zefektivnění systému údržby a obnovy techniky včetně obnovy sběrných dvorů
Další oblasti, ve kterých jsme doporučili změny, jsou: odměňovací systém, školení a interní komunikace.
